A KHT Pályázati Bizottsága egy három főből álló belső bizottság (bizottságvezető + 2 hallgatói képviselő), aminek fő feladata félévente kiírni a Kari BME ösztöndíj pályázatot, valamint a pályázat elbírálása, és a bírálat előterjesztése a KHT-nak.
Minden félév végén a bizottság összegzi a tapasztalatokat és azok függvényében vezet be esetleges változtatásokat a pályázás menetében. Így került sor arra a közelmúltban, hogy a KBME pályázat kétszer is nagy változáson ment keresztül, annak érdekében, hogy minél több, arra érdemes hallgató tudjon pályázni.
A bizottság tagjainak feladatai közé tartozik továbbá a különböző egyetemi, kari és külső pályázatok keresése és a hallgatók felé való terjesztése (pl.: EHK Sportpálya, Köztársasági Ösztöndíj).
Elsődlegesen a PB vezetőjét kereshetik fel kérdéseikkel mind az érintett hallgatók, mind a hallgatói képviselők. Emellett a bizottságvezető feladatai közé tartozik az ülések összehívása, a KBME pályázat kiírásának, beszedésének, bírálásának és az eredmény kihirdetésének a levezénylése, valamint a különböző feladatok ledelegálása a PB tagoknak és azok munkájának ellenőrzése. A bizottságvezetőnek szükséges beszámolni a bizottságban folyó munkáról a KHT üléseken, és az EHK pályázati felelőse által összehívott Külső Pályázati Bizottságon, a többi kar pályázatis delegáltjaival együtt.
Az alábbiakban a Gazdasági Bizottság feladatairól, felelősségköréről olvashattok.
Gazdasági beszámolók, kapcsolattartás
A Gazdasági Bizottság (továbbiakban: GB) egyik fő feladata a KHT részére heti beszámoló tartásaaz elvégzett munkákról, továbbá az éves költségvetés tervezet készítése. A KHT által elfogadott költségvetés alapján elkészül az Egyetemi Hallgatói Képviselet (továbbiakban: EHK) felé az éves KHT Kari költségvetési tervezet. Ebben a GB segítségére vannak a Műegyetemi Ifjúsági Nonprofit Kft. (továbbiakban: MISZ) és a BME Diákközpont (továbbiakban: DIK) kapcsolattartói, akikkel heti illetve napi rendszerességgel kell egyeztetni gazdasági ügyeket (elszámolások, rendezvények, számlák, szerződések, megrendelők) illetően. A GB az éves megvalósult költségekről és bevételekről az EHK felé éves részletes gazdasági beszámolót készít.
Továbbá GB-s feladat még bármilyen, a Kart érintő gazdasági ügyben kapcsolattartás az érintett céggel, képviselővel, BME-s szervezeti egységgel, a többi kar gazdaságisaival, valamint az EHK Belső Gazdasági Bizottságának vezetőjével.
Vásárhelyi Pál Kollégium szolgáltatásai
A GB feladata kezelni a VPK-s szolgáltatások – kondi, kardio, internet – díjaival, befizetésével kapcsolatban felmerülő problémákat. A GB koordinálja a félévente felkerülő tételeket az internetes felületre, a tételek árát (egyeztetve az érintett körökkel és a KHT-val), valamint a szolgáltatásokkal kapcsolatban felmerülő kérdésekben nyújt segítséget. Ezen felül a Vásárhelyi DSK-val karöltve készti a kondi és kardio bérleteket.
Öntevékeny körök
A Kar öntevékeny köreinek pénzügyi/gazdasági felügyelete és támogatása az egyik legnagyobb feladata a GB-nek:
- a GB kezeli a körök kérvényeit, közvetíti a KHT felé az ülések alkalmával,
- kezeli a körök által használt BME printer kártyát a nyomtatásokhoz,
- lebonyolítja a számlák kifizetését,
- könyveli költéseiket/kiadásaikat,
- éves/féléves elszámolást készít.
A buli körök rendezvényeihez feladata a biztonsági őrök megrendelése, napi szinten való kapcsolattartás a vezetővel és az ügyvezetővel, valamint az esetleges problémák kezelése. A buli körök, valamint az öntevékeny körök bizonyos gazdasági ügyeit a MISZ egy képviselője látja el, akivel szintén a GB tart kapcsolatot mind elszámolásokat, számlákat és egyéb gazdasági ügyeket illetően. A GB-hez tartozik a Kulttám pályázat kezelése is.
Számlák kezelése
A rendezvények, valamint a körök költéseit számlák alapján számoljuk el a MISZ, illetve a DIK felé. Sokszor kell ezekkel kapcsolatban szerződést kötni, megrendelőt készíteni, amiket a GB készít el, valamint tartja a kapcsolatot a szolgáltatást nyújtó céggel. A körök által hozott számlákat ellenőrzi, hogy az adatok megfelelőek-e, a tétel elszámolható-e, és ezeket a megfelelő analitikára terheli. Az elszámolás része a már említett számlák ellenőrzése, azok lekönyvelése, majd központilag, a MISZ-es, illetve a DIK-es kapcsolattartóval közös részletes ellenőrzése. Az utalásos tételeket (pl.:utalásos számlákat, szerződéseket, megrendelőket) szintén a GB-nekkell ellenőrizni, könyvelni, valamint késedelem nélkül (kézhez kapás után azonnal) a központba bevinni.
Rendezvények
A GB szintén egyik fő feladata az összes Kari rendezvény (Szakmai Hét, Gólyatábor, Gólyabál, Vásárhelyi Napok, Földmérő Szakestély, Vízépítő Szakestély, Szakestély, Köri állófogadás, Kari állófogadás, VPK Szilveszter, Kari tábor, KHT továbbképzések, stb.), valamint kisebb, szintén hagyományos Kari rendezvények szervezése, támogatása, lebonyolítása, gazdasági felügyelete, előzetes költségvetés és elszámolás készítése.
A szervezés sok esetben nem tér ki magukra a programok részleteire, csak amik esetében az gazdasági szempontból indokolt – ezeket az adott rendezvény főszervezője és szervezőgárdája dolgozza ki. A rendezvények esetében a szervezéshez hozzátartozik a rendezvények főszervezőjével és gazdasági kapcsolattartójával az előzetes költségvetés elkészítése. Ezeket követi a szükséges tételek beszerzése, szerződések megírása, lebonyolítása együttműködve a MISZ és a DIK képviselőivel. A GB rendszerint a rendezvényeket helyszínen is támogatja, felmerülő problémákat kezeli a szervezőkkel együttműködve. A rendezvény végeztével a szükséges számlákat és kiadásokat könyveli, elszámolásba felvezeti, amit a főszervezővel való egyeztetés után, a KHT elé terjeszt elfogadásra.
A KHT oktatási ügyekkel foglalkozó bizottsága a Belső Oktatási Bizottság (továbbiakban BOB), vezetője a KHT oktatási felelőse.
A BOB felépítése:
A bizottság vezetője és tagjai is a KHT alakuló ülésén, a mandátummal rendelkező képviselők közül kerülnek megválasztásra. A BOB szükséges létszámának meghatározása a mindenkori bizottságvezető felelőssége, de jellemzően 1 fő bizottságvezetőből és 5 fő bizottsági tagból áll.
A BOB összes tagja tanszéki összekötői feladatokat is ellát, ezért a bizottság megalakulása után a tagok, a bizottságvezető irányításával felosztják egymás között az Építőmérnöki Kar Tanszékeit. A felosztás során igyekszünk a tagok egyenletes leterhelését biztosítani, valamint figyelembe vesszük a személyes preferenciákat is. Ezen felül bevett szokás, hogy új tagok bekerülése esetén csak indokolt esetben osztjuk újra az összes tanszéket, így biztosítva, hogy a tanszék és az összekötők kapcsolata minél szorosabb legyen. A felosztás után az új összekötők, az elődjük kíséretében személyesen is bemutatkoznak a tanszéken. Ekkor kikerül a tanszéki hirdetőkre az összekötő neve és az elérhetőségei is.
A bizottság feladatai
A BOB feladatai alapvetően két fő csoportra bonthatóak: az állandó/félévek során folyamatosan megjelenő és az eseti jellegű/minden félév során időszakosan felmerülő feladatok.
Állandó feladatunk a hallgatóktól érkező levelek megválaszolása, problémák kezelése. A legtipikusabb problémák a ZH ütközések, ZH javítási határidők, kurzus bővítések. Az eseti jellegű feladatok minden félévben azonos sorrendben követik egymást. A feladatok ütemezését a bizottságvezető a félév elején elkészített ütemterv formájában a bizottsági tagok rendelkezésére bocsátja.
Egy év során (kb. szeptembertől-szeptemberig) felmerülő eseti feladatokat az alábbi sorrendben követik egymást:
Regisztrációs hét, szorgalmi időszak 1-2. hete:
- Mintatantervi ZH naptár véglegesítése, KHT honlapra feltöltése.
- A tanszékek által feltöltött, aktuális félévre vonatkozó tárgykövetelmények ellenőrzése. Ennek során minden tanszéki összekötő ellenőrzi a saját tanszékeinek honlapján, hogy felkerültek-e az aktuális félévre vonatkozó tárgykövetelmények. Ekkor nem csak a feltöltöttséget ellenőrizzük, hanem azt is, hogy az elérhető követelmények a megelőző félévben, a Kari Tanulmányi Bizottság által is elfogadott tartalommal kerültek- e fel.
Szorgalmi időszak 4-6. hét:
- A tanszékektől a következő félévre vonatkozó tárgykövetelmények bekérése és ezek ellenőrzése. Az egyetemi szabályzatok értelmében a tanszékeknek a tárgykövetelményeket már a meghirdetést megelőző félévben el kell készíteniük és az elkészült követelményeket a KTB-nek jóvá kell hagynia. Ekkor minden BOB tag elkéri a saját tanszékeitől követelményeket, majd egy excel táblázat segítségével leellenőrzi, hogy a követelmény megfelel-e az egyetemi szabályzatoknak (főként TVSz és TÜR). Hiba, hiányosság esetén a követelményeket a megjegyzéseivel együtt visszaküldi a tanszéknek javításra. A tárgykövetelmények csak akkor kerülnek elfogadásra, ha azt a tanszéki összekötő megfelelőnek ítéli.
- Mintatantervi tantárgyak zh időpontjainak ellenőrzése. A tárgykövetelmények ellenőrzésével párhuzamosan elkészítjük a mintatantervi tantárgyak zh-naptárjának egy kezdeti verzióját. Amennyiben problémát találunk a ZH időpontokban (pl. ütközések), jelezzük a tanszék felé a módosítási igényt. Mivel sokszor előfordul, hogy ebben a fázisban a ZH időpontok még nem teljesen fixek, ezért a naptárat a következő szorgalmi időszak kezdetéig folyamatos frissítjük.
Szorgalmi időszak 8-10. hét:
- Vizsgaellenőrzés végzése. Mielőtt a vizsgaidőpontok a Neptunba bekerülnének a BOB vezetője a kari Neptun felelős oktatótól elkéri a az adott félévre vonatkozó vizsga adatokat (tantárgy – tantárgyat felvett hallgatók létszáma – kiírt vizsgaalkalmak időpontja – vizsgahelyek száma). Az adatokból alapján minden tanszéki összekötő ellenőrzi, hogy a hozzá tartozó tanszéken minden tárgyból megfelelő számú vizsga és vizsgahely van-e kiírva. Probléma esetén értesítjük a tanszéket.
A feladatok pontos, dátum szerinti ütemezését a bizottság vezetője minden félév elején az aktuális szorgalmi időszak beosztását figyelembe véve (munkaszüneti napok stb.) készíti el, a határidőket ez alapján határozza meg. Az így elkészített ütemtervet az összes BOB tag számára elérhetővé teszi.
A bizottsági feladatok elvégzése
A bizottsági feladatok ellátása, az egyeztetések főként e-mailben történnek, üléseket csak alkalmanként tartunk. Az e-mailes egyeztetések megkönnyítésére, valamint a közös KHT-s levlista tehermentesítésének érdekben a BOB-os témájú levelezések egy külön levelező listán történnek, amelynek tagja minden bizottsági tag, valamint az összes olyan KHT tag, aki érdeklődik az oktatási ügyek iránt. A személyes üléseken általában aktuális ügyekről, eseti feladatokról, problémákról beszélünk.
A BOB fontos és rendszeres feladata a hallgatói panaszok, problémák kezelése, azok továbbítása az oktatók felé.
A tanulmányi jellegű problémák jellemzően a BOB vezetőjéhez vagy a tanszéki összekötőkhöz érkeznek be. Ellenkező esetben a többiek továbbítják az illetékes felé az üzenetet. Bevett szokás, hogy minden megkereséssel az a BOB tag foglalkozik, akihez beérkezett az adott kérdés, kérés. Kivételt képeznek ez alól a tanszék specifikus problémák, amelyeket továbbítunk az adott tanszéki összekötő felé. A kérdéssel első körben mindig ő foglalkozik, és felveszi a kapcsolatot a tanszékkel/tárgy oktatójával. Az összekötő jellemzően e-mailben továbbítja a problémát, majd az eredményről értesíti a hallgatót is. Amennyiben az e-mailes megkeresés nem vezet eredményre, vagy a probléma sürgős, személyesen keressük fel az érintett oktatót. Előfordul, hogy az összekötő valamilyen okból nem tud eredményesen intézkedni, ekkor a BOB vezetője veszi át a feladatot.
A BME Építőmérnöki Kar Kari Hallgatói Tanácsának (továbbiakban KHT) belső szervezeti egységeként működik a Kollégiumi Bizottság (továbbiakban KB). A bizottság vezetőjét és két tagját a KHT választja mandátumos tagjai közül, rajtuk kívül természetesen bárki csatlakozhat a munkákhoz, amennyiben érdekli ezen terület.
Ahogyan az a nevéből is kiderül, a KB a kollégiumban lakó hallgatókkal és a kollégiumi élettel foglalkozik. Az Építőmérnöki Kar esetében ez a Vásárhelyi Pál Kollégiumot (továbbiakban VPK) jelenti.
De, hogy pontosan mit is jelent a KB-s munka? Nos, a dolog igen összetett.
A legtöbb hallgatót érintő teendő, amivel már bizonyára sokan találkoztatok a kollégiumi férőhelyek kiosztása, illetve a szobabeosztás elkészítése. Ez egy bonyolult és hosszadalmas feladat, melyről részletesebben olvashattok a később megjelenő Kollégiumi Bizottság II. bejegyzésben.
Továbbá fontos feladat a GMF Kollégiumok Osztállyal, azon belül első sorban a gondnokokkal való kapcsolattartás különböző hallgatókat érintő ügyekben (pl. költözések, rendszeres problémák, kollégiumi szabályok betartatása, stb), illetve a beléptetőkártyák kezelése.
A munka részét képezi a többi kar Hallgatói Képviseletével való kooperáció, annak érdekében, hogy a VPK-ban lakó más karos hallgatók ügyei is gördülékenyen tudjanak folyni.
A kollégiumi élet szerves részét képezi a kollégiumi közösségi élet, melynek a kollégiumi öntevékeny körök a meghatározó szereplői. Ezen hallgatói csoportok tevékenységének segítése és felügyelete, a közösségi életben kiemelkedő munkát végző hallgatók jutalmazása, valamint az éves szinten megrendezett Köri Állófogadás megszervezése szintén a KB és a KHT feladata. A körökkel kapcsolatos bizottsági tevékenységek részletesebb bemutatását a Kollégiumi Bizottság III. bejegyzésben ismerhetitek meg.
Amennyiben az általános működésünkkel vagy bármilyen kollégiummal kapcsolatos kérdésetek van, vagy csak felkeltettük az érdeklődéseteket keressétek a KB tagjait bizalommal a emkkb@googlegroups.com címen!