A Vásárhelyi Pál Kollégium nagytermének hallgatói célra történő igényléseit a ÉMK HK Kollégiumi Bizottság kezeli.

A nagyteremre az igénylést következő módon kell jelezni:

1. E-mailben leadott igénylés által (igenyles+terem@emkhk.hu )
2. Pozitív elbírálás esetén 5 munkanappal a rendezvény előtt a portán leadott igénylővel

Az üzenetnek tartalmaznia kell az alábbi információkat:

• Igénylő neve
• Igénylő szervezet neve
• Kapcsolattartási e-mail cím
• Kapcsolattartási telefonszám
• Igénylés célja
• Várt létszám
• Kezdés ideje (év, hónap, nap, óra, perc)
• Befejezés ideje (év, hónap, nap, óra, perc

Ezek után szükséges kitölteni egy teremigénylő nyomtatványt, amit a Kollégium portájáról kell elkérni, és oda is kell azt visszajuttatni kitöltés után. A teremigénylő nyomtatványt 5 munkanappal a rendezvény előtt le kell adni.

Szükséges lehet egy rendezvénybejelentő dokumentum, ami helyettesíti a rendezvénybejelentőt. A következő alkalmakor kell a bejelentő:

• 22 óra után a rendezvény hangos zenével jár
• Ha nagyobb mennyiségben történik alkohol fogyasztás
• több helység használata esetén
• árusítás esetén

A bejelentőt a Hallgatói Képviselet irodába kell behozni (VPK aula) legalább 5 munkanappal korábban. A bejelentőről a következő linken találtok bővebb információt.

Amennyiben a rendezvényre szükséges lenne hangosítás, vagy áram, fel kell venni a kapcsolatot a Stúdió Oranzs (studiooranzs.vpk@gmail.com) öntevékeny körünkkel. Nélkülük, csak a lámpák működnek a teremben.

Mindkét módon való jelentkezés szükséges feltétele a foglalásnak. A papíros jelentkezést az  esemény visszaigazolásáról kapott e-mail után kell leadni!

A foglalás során a különböző események között prioritási sorrend van, ezt a tervezés során vegyétek figyelembe! A teremfoglalás ez alapján történő érvényesítésének feltétele, hogy az eseményt az azt megelőző 2. hét vasárnap 20:00-ig jelezzék e-mailben vagy az űrlapon!

(pl a 4. oktatási hét szerda estéjén lévő esemény esetében ez az időpont a 2. oktatási hét vasárnapja)

Ez alól kivételt képeznek a hirtelen felmerülő nagyobb csoportokat érintő kari rendezvények (pl. dékáni tájékoztató). Ezen események bármikor történő bejelentés esetén is előnyt élveznek és különösen indokolt esetben már meglévő foglalás is felbontható miattuk.

• A foglalás során előnyt élveznek a rendszeresen megrendezésre kerülő nagyobb kari rendezvények (pl.: Kollégiumi Körök rendszeres nyitásai, Vásárhelyi Napok, Szakmai Hét, Köri és Kari Állófogadások, VTN, Öregdiák-találkozó, Szakest stb.). Ezen események foglalásának fixálása hamarabb is lehetséges.
• A prioritási sorrendben ezeket követik azon nyitott, köri szervezésű események, melyeken a kar minden hallgatója részt vehet, és nagyobb csoportokat érint.
• Ezeket követik a körök zárt eseményei, a kar hallgatóit érintő külsős események (pl. külföldi ösztöndíj fórumok) és a körök nyitott, kis csoportot érintő eseményei.
• Lehetőség van természetesen egyéb hallgatói megkeresések esetén is lefoglalni a termet a fennmaradó időpontokra.

Kérdés esetén a teremigenyles@emkhk.hu címen kereshettek bennünket! A foglalás csak pozitív tartalmú visszaigazolás esetén lép érvénybe.

A szabad időpontokat az alábbi naptárban tudjátok megtekinteni: