Kedves Hallgatók!
Idén ötödik alkalommal, 2015. szeptember 15-én kerül megrendezésre a BME Önkéntes Nap.
A rendezvényen az eddigiekhez hasonlóan felkeresésre kerülnek kerületi óvodák, iskolák, szemét szedésre, graffitik és vadplakátok eltávolítására kerül sor. Parkosítás zajlik majd a kerületünk közterein, és idén először idősotthonok is megszépülnek. Mindemellett a rendezvény központjában, a Goldmann téren használt ruhát és tartós élelmiszer gyűjtési lehetőséget is biztosítunk.
Az esemény facebook oldalát itt érheted el.
Köszönjük a támogatásotokat!
Legyél Angyal Te is!
BME Önkéntes Nap szervezők
Kedves Hallgatók!
A KHT Külső Ösztöndíj Pályázat eredményeit a csatolt dokumentumban olvashatjátok.
KHT
A kollégiumi férőhelyek kiosztása és a szobabeosztás
A kollégiumi férőhelyek kiosztása és a szobabeosztás elkészítése a Kollégiumi Bizottság számára egy viszonylag hosszú folyamat, mely a félév vége előtt egy-másfél hónappal már kezdetét veszi.
A kollégiumi elhelyezésről országos szinten az 51/2007. (III. 31.) Kormányrendelet határoz meg irányelveket, egyetemi szinten a Térítési és Juttatási Szabályzat, míg kari szinten a kari felvételi szabályzatok szabályozzák az ezzel kapcsolatos kari feladatokat, teendőket. A TJSZ gondozása az Egyetemi Hallgatói Képviselet (továbbiakban EHK) feladata, az esetleges módosításokat Egyetemünk legfelsőbb döntéshozó szerve, a Szenátus fogadja el. Ezzel szemben a kari felvételi szabályzatot, mely esetünkben a KHT SZMSZ 6-os számú mellékletét jelenti, az KHT fogadja el és változtathatja meg a férőhelyek kiosztását megelőző szorgalmi időszak végéig. Az utóbbi években sokat finomodott a szabályzat kari döntés alapján, de jól lekövethető, hogy amennyiben változik egy kormányrendelet, kötelező jelleggel változik a TJSZ és ezzel egyidejűleg a kari szabályozás is. A legutóbbi ilyen eset, a szakkollégiumokban tagként tevékenykedő hallgatók szobafoglalás esetén történő előnyben részesítése volt.
A félévenkénti férőhelyosztásra vonatkozó határidőket a TJSZ tartalmazza, míg a kollégiumokon belüli költözési időpontokat a GMF Kollégiumok Osztály határozza meg.
A karonként felhasználható férőhelyek meghatározása az EHK feladata, melybe a kari képviseleteknek munkájuk minőségével van csak beleszólásuk. A férőhelyek számának alapja az összegyetemi férőhelyszám, melyet a TJSZ 1-es számú mellékletében megtalálhattok. Ezen felül beleszámít a karonként férőhelyet igénylő hallgatók száma, a hó elején ellenőrzött fel nem töltött férőhelyek száma, valamint a korábban meghatározott férőhelyek túlöltésének/alultöltésének aránya. Ezek alapján jól látható, hogy az Építőmérnöki kar hallgató számának csökkentése magával vonzotta a kari kollégiumi férőhelyek csökkenését, míg más „népszerű” karokon az emelkedését. A kari férőhelyszámok után a kollégiumonkénti elosztás meghatározásnál az algoritmus a megelőző félévek férőhelyszétosztásait veszi alapul, tehát ez azt jelenti, hogy az építősök félévről félévre a VPK-ban kapnak elhelyezést. Rendkívüli igények esetén a Kollégiumi Bizottság vezetőjének feladata a kolik közötti cserének egyeztetése az illetékes karokkal. A VPK abból a szempontból speciálisnak mondható, hogy átlagosan 3-4 kar hallgatói kerülnek itt elhelyezésre, ami nagyfokú kompromisszumkészséget követel meg minden érintettől hallgatói képviseleti szinten.
A kollégium férőhely pályázat útján nyerhető el, melyhez az űrlapot a kollegium.sc.bme.hu oldalon találhatjátok meg. A Kollégiumi Bizottság, az SZMSZ félévenkénti felülvizsgálatával egy időben megküldi a felületen változtatandó részeket az EHK Kollégiumi Referensének, aki ez alapján aktualizálja. Sok hallgató megkérdezi, hogy miért szükséges fotókat feltölteni. A korábbi években fényképes kollégiumi belépőkártya készült minden kollégista számára, de ennek elkészítése az elektromos beléptető rendszer miatt szükségtelenné vált, így már csak a portai rendszerbe kerülnek feltöltésre.
A jelentkezési határidő lejárta után az EHK megküldi az űrlap kitöltéseket excel formátumban és ezzel meg is kezdődhet a férőhelyek kiosztása, szintén excelben. A nulladik és legfontosabb lépés a hibakeresés. Rendszeresen előfordul, hogy kifejezett kérés ellenére az adott képzésen egy aktív lezárt félévvel rendelkező hallgatók nem ugyanazt az ösztöndíj indexet írják be a megfelelő sorokba, így az ÖD átlaguk torzulhat, ezzel is módosítva a kollégiumi felvételi csoportok átlagait. A KHT SZMSZ 6-os számú melléklete tartalmazza ezen a kategóriák (BSc elsős, MSc elsős, BSc és MSc felsőbb éves) közötti kiosztható férőhelyek arányát, így a munka során ez mondható az első lépésnek. Ez után a hallgatókat a csoportjaik szerint szétosztjuk, és lineáris interpolációval meghatározzuk az ezekhez tartozó legkisebb átlagokat, valamint az átlagok átlagát és így az ezekhez tartozó tanulmányi pontokat. Az öntevékeny csoportok, valamint egyéb események közösségi pontjai ehhez adódnak hozzá.
Az ÖD+Közösségi pontok ismeretében az azonos kategóriák hallgatóit (tehát elsősök-felsősök külön) egy munkalapon összevetjük és kollégiumi felvételi pontjaik alapján rendezzük. Az első lépésben meghatározott számú hallgató így tanulmányi alapon elhelyezésre kerül. A „kimaradt” hallgatókhoz a KHT Szociális felelőse által megküldött szociális pontokat hozzászűrjük, ekkor történik meg egy második rendezés. A kollégiumi felvételi csoportokon belüli tan-szoc arányokat a KHT SZMSZ 6-os számú melléklete tartalmazza. A vonal alatt maradt hallgatók alkotják a továbbiakban a várólistát. A fent említett folyamat a sokszori visszaellenőrzésekkel és a hibakeresésekkel nagyjából 10 koncentrációval teli órát vesz igénybe.
A szobaosztás menetét szintén elolvashatjátok a szabályzatban, ez talán még az előbbinél is bonyolultabb folyamatnak mondható, a szobák és a hallgatói igények sokszínűsége miatt. Minden félévben igyekszünk az általatok visszaküldendő űrlapok finomításával előzetesen felmérni az igényeiteket a szobákat illetően, hogy minél jobban megfelelhessünk nekik. A kollégiumi férőhelyet elnyert hallgatók szobabeosztását a 2×2 ágyas szobákkal kezdjük, hiszen ott viszonylag egyszerűen, a szobára pályázó csoportok összesített közösségi pontja a mérvadó. Ez után a 2 ágyasra jelentkező hallgatókat kollégiumi felvételi pontjaik szerint rendezzük és megnézzük, hogy az első helyen megjelölt szobákat a szobatársukkal együtt megkapják-e. A problémát itt az okozza, amikor utóbbi nem teljesül egyik hallgató számára. Ebben az esetben természetesen minden érintettet telefonon megpróbálunk elérni és megbeszélni a lehetséges megoldásokat. Ezt követően a 4 ágyas szobák kiosztása következik, itt azonos igénylés esetén a magasabb kollégiumi felvételi ponttal rendelkezők élveznek előnyt. Az utóbbi félévek tapasztalatai azt mutatják, hogy az A épület 5.,6. emeletére érkezik a legtöbb igénylés, így ez sok további konfliktushoz vezet.
A férőhelypályázatok eredményének kikerülése után a megadott határidőig jelezhetitek a problémáitokat felénk, később már csak Neptun rendszeren keresztül szólalhattok fel az EHK, majd másodfokon a HJB felé.
A férőhelyet el nem nyert hallgatók a várólistán kollégiumi pont alapján szerepelnek (szociális ponttól függetlenül). Amennyiben egy építős férőhely megürül, úgy a várólistán szereplő helyük alapján értesítjük őket emailbe és telefonon
A szociális felelős munkájának legjelentősebb részét a félévkezdést megelőző, illetve rögtön a félévkezdési időszakban lezajló szociális alapú támogatások időszakában végzi.
A hallgatókat közvetlenül még nem érintő legfontosabb háttérintézkedés a bírálók felkészítése. Ez az elbírálási eljárás és az informatikai rendszer változásánál különösen fontos és nagy feladat. A felkészítést minden kar szociális felelőse saját hatáskörben vagy az Egyetemi Hallgatói Képviselet végzi. Karunkon ezt egy “házi” vizsga követi, elméleti és gyakorlati résszel. Aki ezt teljesíti, részt vehet a szociális alapú kollégiumi pályázatok bírálásában.
Az őszi félévet megelőzően az első feladat a már említett szociális alapú kollégiumi jelentkezés lebonyolítása. Ebben az időszakban, tekintve, hogy az elsőéves hallgatók 90%-a szociális alapon részesül kollégiumi férőhelyben és ők(), első alkalommal adják le a pályázatukat, rengeteg kérdés merül fel, melyet e-mailben, telefonon, facebook üzenetben, facebook posztokon, időnként személyesen kell megválaszolnia a szociális felelősnek. Ez gyakorlatilag állandó rendelkezésre állást követel meg és nagyon rövid reakcióidőket, főként a határidők szűkössége miatt. A szociális felelős tájékoztatást kell, hogy adjon a beszerzendő igazolásokról, összetett esetekben a különböző szociális helyzetek megfelelő leigazolásáról, határidőkről, pályázati és bírálati eljárásról, pontszámokról és általánosságban minden felmerülő témáról. Az összes üzenetet ez az egy személy válaszolja meg. Ez a következetesség miatt kiemelten fontos, azonban a határidő közeledtével, így a levelek jelentős megszaporodásával (időnként sajnos hangvételük erősödésével) ez egyre nehezebb feladat. A leadási időszakot követően kezdődik meg a szociális alapú kollégiumi pályázatok bírálása. Ezt a szociális felelős már a levizsgázott bírálókkal végzi. Ennek során az igazolások megfelelőségét ellenőrzik, illetve a bíráláshoz elengedhetetlen igazolások hiánya esetén igyekeznek elérni az érintett hallgatókat, hogy azokat a bírálási időszakban pótolják, és így a pályázatuk elbírálható legyen. Ezután a pályázati pontszámokat véglegesítik, a szociális felelős feladatköre eddig terjed. Ezt követően a szociális alapú kollégiumi jelentkezés lebonyolítását a Kollégiumi Bizottság veszi át, a kollégiumban való elhelyezéssel, szobaosztással már ők foglalkoznak (Kollégiumi Bizottság II: bejegyzés).
A kollégiumi eredmények kihirdetését követően a szociális alapon jelentkezők körében probléma esetén több körös egyeztetés zajlik a Kollégiumi Bizottság és a szociális felelős között. A felmerülő kérdéseket a hallgatók és a gyors munkavégzés érdekében egyeztetik, majd a probléma orvoslásra kerül.
A kollégiumi jelentkezést követően kezdődik meg a rendszeres szociális támogatásra, illetve a gólyák esetén az alaptámogatásra való pályázati időszak.
Bírálói részről az időszakot megelőzi a második nagyobb próbatétel, az Egyetemi Hallgatói Képviselet által szervezett vizsgáztatás. Ekkor a bírálók elméleti feladatsort töltenek ki, ezt követően próbapályázatokon vizsgáznak. A vizsgáztatók minden esetben kari szociális referensek. A vizsga nagyon szigorú, teljesítése komoly felkészültséget igényel.
A szociális felelős számára a rendszeres szociális ösztöndíj időszakának kezdetével ismét a megkeresések, kérdések megválaszolása a fő feladat. Amennyiben az idő engedi, a bemutatást megelőzően előbírálás zajlik. Ekkor a vizsgát sikerrel teljesítő bírálók a pályázatokat úgy ellenőrzik, ahogy azt a szóbeli bíráláson tennék, hiányosság vagy nem megfelelő igazolás esetén üzenetet hagynak a rendszerben, így a hallgatóknak alkalma nyílik a hibák korrigálására a személyes bemutatást megelőzően, így időt és energiát spórolva maguknak.
A szociális felelős a szóbeli bírálás időszakát megelőzően felméri, hogy a pályázatok száma alapján mennyi bemutatási időpontra lesz szükség, majd kiírja ezeket, melyekre a hallgatók jelentkezni tudnak.
A szóbeli bírálás során a hallgatók igazolásainak ellenőrzése zajlik. Ezt igen nagy gondossággal és pontos szabálykövetéssel kell elvégezni az egyetemi egységesség megőrzése érdekében, illetve a szociális helyzet részletes felmérése érdekében. Ezt segítik elő a bírálói kérdések, melyek nem egyértelmű helyzetekben merülnek fel. A bírálóknak szükséges időnként érzékeny témájú kérdéseket is feltennie, annak érdekében, hogy teljes képet kapjanak a hallgató szociális helyzetéről, azonban kötelesek a jó modor határain belül maradni. Ezek a szituációk adott esetben a bírálónak szintén legalább annyira kellemetlenek, mint a hallgatónak, bírálónak lenni nem minden esetben hálás feladat. Amennyiben a bíráló nehézségekbe ütközik egy hallgató bírálása során, a szociális felelőst hívja segítségül, aki döntést hoz a kérdéses esetekben. Abban az esetben, ha a hallgató ezzel nem ért egyet, a Kari Hallgatói Képviselet elnökéhez vagy az Egyetemi Hallgatói Képviselet szociális juttatási referenséhez fordulhat. A bírálóknak és a szociális felelősnek feladata és kötelessége szűrni a valótlan pályázatokat. Ez azok érdekében áll, akik valóban jogosultak lennének a szociális támogatások bármelyikére, azonban kiszorulnak a támogatottak köréből a valósággal nem egyező, annál rosszabb szociális helyzetet lefestő pályázatot benyújtó hallgatók miatt.
Utólagos korrekciók, fellebbezések esetén a hallgatók kereshetik a szociális felelőst, azonban fellebbezéssel az Egyetemi Hallgatói Képviselet felé élhetnek. Ezeket a kari szociális referensek véleményezik, a döntést azonban az EHK hozza meg az adott esetekről, ez már nem kari hatáskör. Ezt követően az intézményi másodfok a Hallgatói Jogorvoslati Bizottság.
A pályázati-bírálati-fellebbezési időszak lezártával a szociális felelős a Külső Szociális Bizottságban dolgozik tovább. Itt az előző időszak tanulságai alapján igyekeznek tökéletesíteni a rendszert, újragondolni a problémás aspektusokat.
A szociális ösztöndíjak az ún. egyetemi normatívából kerülnek kifizetésre. Ez nem kari hatáskörben kezelendő, így se az összegek feltöltése, se a kifizetés nem kari felelősség. Az összegek félévről félévre változnak, a szociális ösztöndíjra pályázók helyzetétől függően. A keret minden évben adott, ez az adott félévben államilag támogatott képzésen aktív hallgatói jogviszonnyal rendelkezők számától függ. Ezért is probléma, ha a támogatási formákra nem jogosultak ösztöndíjban részesülnek, hiszen ezzel kiszorítanak másokat a keretből. A ponthatárt és a pontonkénti lépcsőt gondos mérlegelés és az adott félévi pályázatok figyelembe vételét követően a Külső Szociális Bizottság javasolja és az Egyetemi Hallgatói Képviselet fogadja el.
Az oktatási feladatok elvégzésért felelős BOB tagok munkáját a hatékony munkavégzés érdekében bizottságvezető irányítja.
A bizottságvezető feladatai
A bizottságvezető legfontosabb feladata, hogy összefogja és koordinálja a bizottságtagok munkáját. Ügyel arra, hogy az új bizottságtagok bemutatásra kerüljenek a tanszékeiken, elkészíti a megbízóleveleiket, tanszéki plakátjaikat. Segítséget nyújt számukra az új feladatok elvégzésében.
A bizottságvezetőnek kell észben tartania a határidőket. Tudnia kell, hogy mikor milyen rendszeres feladatok elvégzése szükséges a félév során. A teendők könnyebb átláthatósága érdekében a bizottság vezetője minden félév elején, az aktuális szorgalmi időszak beosztását figyelembe véve (munkaszüneti napok, Nyílt Nap stb.) elkészíti a BOB-os ütemtervet, amely tartalmazza a rendszeres bizottsági feladatok elkészítésének határidejét.
További feladata, hogy az általános feladatok elvégzéséhez szükséges táblázatokat elkészítse, amikben a munkavégzés folyik (pl. tárgykövetelmények ellenőrzéséhez használt excel tábla). Ő irányítja a Szakmai7 szakmai vetélkedőjének szervezését és lebonyolítását.
Bizottságvezetőként a legtöbb általános, oktatással kapcsolatos hallgatói megkeresés, kérdés hozzá érkezik. Ezekre a kérdésekre jellemzően a bizottság vezetője, vagy egy általa felkért/kijelölt bizottság tag válaszol. Mindkét esetben az bizottságvezető felelőssége, hogy ne maradjanak megválaszolatlan kérdések.
További feladata az EHK külső oktatási bizottságának (továbbiakban KOB) munkájában való részvétel. Ez magában foglalja a mindenkori EHK-s oktatási referens által kiadott feladatok elvégzését, a KOB üléseken való részvételt. A feladatok hatékony és eredményes elvégzése érdekében kapcsolatot tart az EHK oktatási referensével valamint a többi HK oktatási felelősével is. Ennek a kapcsolattartásnak a fő csatornája a KOB-os levelezőlista. Itt történik az ülések időpontjának egyeztetése, kisebb feladatok kiosztása, valamint egymás közötti oktatásis problémák megvitatására, tapasztalatgyűjtésre is gyakran használják.
Bizottságvezetői feladatain túl – a bizottság tagjaihoz hasonlóan – ő is ellát tanszéki összekötői feladatokat (tárgykövetelményeket, mintatantervi órarendeket ellenőriz, vizsgarend ellenőrzést végez stb.).
Az oktatási bizottság vezetője jellemzően tagja a Kari Tanácsnak és ezzel együtt a Kari Tanulmányi Bizottságnak (KTB) és a Kari Oktatási Bizottságnak is. A KTB tagjakén fő feladata – a másik két mandátummal rendelkező KHT taggal közösen – a KTB hatáskörébe tartozó hallgatói kérvények elbírálásánál a hallgatói érdekek képviselete, a hallgatók számára előnyös ítéletek szorgalmazása. A BOB vezetőjének feladata ebben a folyamatban a kérvények írásbeli bírálása során a hallgatói vélemény továbbítása az oktatók felé, valamint a felmerült kérdésekkel kapcsolatos egyeztetés az oktatói oldallal.
A Kari Oktatási Bizottságban főként új tárgyindítási kérelmekkel, Kari Tanács előterjesztésekkel kapcsolatban foglal állást a bizottság másik KHT képviselőjével közösen. A hallgatói oldal álláspontját ebben az esetben is a bizottságvezető szokta az oktatók felé képviselni.
A bizottsági munkán felül oktatási ügyekben kapcsolatot tart a Dékánnal és az Oktatási Dékán helyettessel, szükség esetén tanszékvezetőkkel. Gyakran kapcsolatba kerül még a kari Neptun felelőssel is, általában a vizsgaellenőrzéshez szükséges vizsgaszűrés lekérése kapcsán.
A KHT Pályázati Bizottsága egy három főből álló belső bizottság (bizottságvezető + 2 hallgatói képviselő), aminek fő feladata félévente kiírni a Kari BME ösztöndíj pályázatot, valamint a pályázat elbírálása, és a bírálat előterjesztése a KHT-nak.
Minden félév végén a bizottság összegzi a tapasztalatokat és azok függvényében vezet be esetleges változtatásokat a pályázás menetében. Így került sor arra a közelmúltban, hogy a KBME pályázat kétszer is nagy változáson ment keresztül, annak érdekében, hogy minél több, arra érdemes hallgató tudjon pályázni.
A bizottság tagjainak feladatai közé tartozik továbbá a különböző egyetemi, kari és külső pályázatok keresése és a hallgatók felé való terjesztése (pl.: EHK Sportpálya, Köztársasági Ösztöndíj).
Elsődlegesen a PB vezetőjét kereshetik fel kérdéseikkel mind az érintett hallgatók, mind a hallgatói képviselők. Emellett a bizottságvezető feladatai közé tartozik az ülések összehívása, a KBME pályázat kiírásának, beszedésének, bírálásának és az eredmény kihirdetésének a levezénylése, valamint a különböző feladatok ledelegálása a PB tagoknak és azok munkájának ellenőrzése. A bizottságvezetőnek szükséges beszámolni a bizottságban folyó munkáról a KHT üléseken, és az EHK pályázati felelőse által összehívott Külső Pályázati Bizottságon, a többi kar pályázatis delegáltjaival együtt.
Az alábbiakban a Gazdasági Bizottság feladatairól, felelősségköréről olvashattok.
Gazdasági beszámolók, kapcsolattartás
A Gazdasági Bizottság (továbbiakban: GB) egyik fő feladata a KHT részére heti beszámoló tartásaaz elvégzett munkákról, továbbá az éves költségvetés tervezet készítése. A KHT által elfogadott költségvetés alapján elkészül az Egyetemi Hallgatói Képviselet (továbbiakban: EHK) felé az éves KHT Kari költségvetési tervezet. Ebben a GB segítségére vannak a Műegyetemi Ifjúsági Nonprofit Kft. (továbbiakban: MISZ) és a BME Diákközpont (továbbiakban: DIK) kapcsolattartói, akikkel heti illetve napi rendszerességgel kell egyeztetni gazdasági ügyeket (elszámolások, rendezvények, számlák, szerződések, megrendelők) illetően. A GB az éves megvalósult költségekről és bevételekről az EHK felé éves részletes gazdasági beszámolót készít.
Továbbá GB-s feladat még bármilyen, a Kart érintő gazdasági ügyben kapcsolattartás az érintett céggel, képviselővel, BME-s szervezeti egységgel, a többi kar gazdaságisaival, valamint az EHK Belső Gazdasági Bizottságának vezetőjével.
Vásárhelyi Pál Kollégium szolgáltatásai
A GB feladata kezelni a VPK-s szolgáltatások – kondi, kardio, internet – díjaival, befizetésével kapcsolatban felmerülő problémákat. A GB koordinálja a félévente felkerülő tételeket az internetes felületre, a tételek árát (egyeztetve az érintett körökkel és a KHT-val), valamint a szolgáltatásokkal kapcsolatban felmerülő kérdésekben nyújt segítséget. Ezen felül a Vásárhelyi DSK-val karöltve készti a kondi és kardio bérleteket.
Öntevékeny körök
A Kar öntevékeny köreinek pénzügyi/gazdasági felügyelete és támogatása az egyik legnagyobb feladata a GB-nek:
- a GB kezeli a körök kérvényeit, közvetíti a KHT felé az ülések alkalmával,
- kezeli a körök által használt BME printer kártyát a nyomtatásokhoz,
- lebonyolítja a számlák kifizetését,
- könyveli költéseiket/kiadásaikat,
- éves/féléves elszámolást készít.
A buli körök rendezvényeihez feladata a biztonsági őrök megrendelése, napi szinten való kapcsolattartás a vezetővel és az ügyvezetővel, valamint az esetleges problémák kezelése. A buli körök, valamint az öntevékeny körök bizonyos gazdasági ügyeit a MISZ egy képviselője látja el, akivel szintén a GB tart kapcsolatot mind elszámolásokat, számlákat és egyéb gazdasági ügyeket illetően. A GB-hez tartozik a Kulttám pályázat kezelése is.
Számlák kezelése
A rendezvények, valamint a körök költéseit számlák alapján számoljuk el a MISZ, illetve a DIK felé. Sokszor kell ezekkel kapcsolatban szerződést kötni, megrendelőt készíteni, amiket a GB készít el, valamint tartja a kapcsolatot a szolgáltatást nyújtó céggel. A körök által hozott számlákat ellenőrzi, hogy az adatok megfelelőek-e, a tétel elszámolható-e, és ezeket a megfelelő analitikára terheli. Az elszámolás része a már említett számlák ellenőrzése, azok lekönyvelése, majd központilag, a MISZ-es, illetve a DIK-es kapcsolattartóval közös részletes ellenőrzése. Az utalásos tételeket (pl.:utalásos számlákat, szerződéseket, megrendelőket) szintén a GB-nekkell ellenőrizni, könyvelni, valamint késedelem nélkül (kézhez kapás után azonnal) a központba bevinni.
Rendezvények
A GB szintén egyik fő feladata az összes Kari rendezvény (Szakmai Hét, Gólyatábor, Gólyabál, Vásárhelyi Napok, Földmérő Szakestély, Vízépítő Szakestély, Szakestély, Köri állófogadás, Kari állófogadás, VPK Szilveszter, Kari tábor, KHT továbbképzések, stb.), valamint kisebb, szintén hagyományos Kari rendezvények szervezése, támogatása, lebonyolítása, gazdasági felügyelete, előzetes költségvetés és elszámolás készítése.
A szervezés sok esetben nem tér ki magukra a programok részleteire, csak amik esetében az gazdasági szempontból indokolt – ezeket az adott rendezvény főszervezője és szervezőgárdája dolgozza ki. A rendezvények esetében a szervezéshez hozzátartozik a rendezvények főszervezőjével és gazdasági kapcsolattartójával az előzetes költségvetés elkészítése. Ezeket követi a szükséges tételek beszerzése, szerződések megírása, lebonyolítása együttműködve a MISZ és a DIK képviselőivel. A GB rendszerint a rendezvényeket helyszínen is támogatja, felmerülő problémákat kezeli a szervezőkkel együttműködve. A rendezvény végeztével a szükséges számlákat és kiadásokat könyveli, elszámolásba felvezeti, amit a főszervezővel való egyeztetés után, a KHT elé terjeszt elfogadásra.
A KHT oktatási ügyekkel foglalkozó bizottsága a Belső Oktatási Bizottság (továbbiakban BOB), vezetője a KHT oktatási felelőse.
A BOB felépítése:
A bizottság vezetője és tagjai is a KHT alakuló ülésén, a mandátummal rendelkező képviselők közül kerülnek megválasztásra. A BOB szükséges létszámának meghatározása a mindenkori bizottságvezető felelőssége, de jellemzően 1 fő bizottságvezetőből és 5 fő bizottsági tagból áll.
A BOB összes tagja tanszéki összekötői feladatokat is ellát, ezért a bizottság megalakulása után a tagok, a bizottságvezető irányításával felosztják egymás között az Építőmérnöki Kar Tanszékeit. A felosztás során igyekszünk a tagok egyenletes leterhelését biztosítani, valamint figyelembe vesszük a személyes preferenciákat is. Ezen felül bevett szokás, hogy új tagok bekerülése esetén csak indokolt esetben osztjuk újra az összes tanszéket, így biztosítva, hogy a tanszék és az összekötők kapcsolata minél szorosabb legyen. A felosztás után az új összekötők, az elődjük kíséretében személyesen is bemutatkoznak a tanszéken. Ekkor kikerül a tanszéki hirdetőkre az összekötő neve és az elérhetőségei is.
A bizottság feladatai
A BOB feladatai alapvetően két fő csoportra bonthatóak: az állandó/félévek során folyamatosan megjelenő és az eseti jellegű/minden félév során időszakosan felmerülő feladatok.
Állandó feladatunk a hallgatóktól érkező levelek megválaszolása, problémák kezelése. A legtipikusabb problémák a ZH ütközések, ZH javítási határidők, kurzus bővítések. Az eseti jellegű feladatok minden félévben azonos sorrendben követik egymást. A feladatok ütemezését a bizottságvezető a félév elején elkészített ütemterv formájában a bizottsági tagok rendelkezésére bocsátja.
Egy év során (kb. szeptembertől-szeptemberig) felmerülő eseti feladatokat az alábbi sorrendben követik egymást:
Regisztrációs hét, szorgalmi időszak 1-2. hete:
- Mintatantervi ZH naptár véglegesítése, KHT honlapra feltöltése.
- A tanszékek által feltöltött, aktuális félévre vonatkozó tárgykövetelmények ellenőrzése. Ennek során minden tanszéki összekötő ellenőrzi a saját tanszékeinek honlapján, hogy felkerültek-e az aktuális félévre vonatkozó tárgykövetelmények. Ekkor nem csak a feltöltöttséget ellenőrizzük, hanem azt is, hogy az elérhető követelmények a megelőző félévben, a Kari Tanulmányi Bizottság által is elfogadott tartalommal kerültek- e fel.
Szorgalmi időszak 4-6. hét:
- A tanszékektől a következő félévre vonatkozó tárgykövetelmények bekérése és ezek ellenőrzése. Az egyetemi szabályzatok értelmében a tanszékeknek a tárgykövetelményeket már a meghirdetést megelőző félévben el kell készíteniük és az elkészült követelményeket a KTB-nek jóvá kell hagynia. Ekkor minden BOB tag elkéri a saját tanszékeitől követelményeket, majd egy excel táblázat segítségével leellenőrzi, hogy a követelmény megfelel-e az egyetemi szabályzatoknak (főként TVSz és TÜR). Hiba, hiányosság esetén a követelményeket a megjegyzéseivel együtt visszaküldi a tanszéknek javításra. A tárgykövetelmények csak akkor kerülnek elfogadásra, ha azt a tanszéki összekötő megfelelőnek ítéli.
- Mintatantervi tantárgyak zh időpontjainak ellenőrzése. A tárgykövetelmények ellenőrzésével párhuzamosan elkészítjük a mintatantervi tantárgyak zh-naptárjának egy kezdeti verzióját. Amennyiben problémát találunk a ZH időpontokban (pl. ütközések), jelezzük a tanszék felé a módosítási igényt. Mivel sokszor előfordul, hogy ebben a fázisban a ZH időpontok még nem teljesen fixek, ezért a naptárat a következő szorgalmi időszak kezdetéig folyamatos frissítjük.
Szorgalmi időszak 8-10. hét:
- Vizsgaellenőrzés végzése. Mielőtt a vizsgaidőpontok a Neptunba bekerülnének a BOB vezetője a kari Neptun felelős oktatótól elkéri a az adott félévre vonatkozó vizsga adatokat (tantárgy – tantárgyat felvett hallgatók létszáma – kiírt vizsgaalkalmak időpontja – vizsgahelyek száma). Az adatokból alapján minden tanszéki összekötő ellenőrzi, hogy a hozzá tartozó tanszéken minden tárgyból megfelelő számú vizsga és vizsgahely van-e kiírva. Probléma esetén értesítjük a tanszéket.
A feladatok pontos, dátum szerinti ütemezését a bizottság vezetője minden félév elején az aktuális szorgalmi időszak beosztását figyelembe véve (munkaszüneti napok stb.) készíti el, a határidőket ez alapján határozza meg. Az így elkészített ütemtervet az összes BOB tag számára elérhetővé teszi.
A bizottsági feladatok elvégzése
A bizottsági feladatok ellátása, az egyeztetések főként e-mailben történnek, üléseket csak alkalmanként tartunk. Az e-mailes egyeztetések megkönnyítésére, valamint a közös KHT-s levlista tehermentesítésének érdekben a BOB-os témájú levelezések egy külön levelező listán történnek, amelynek tagja minden bizottsági tag, valamint az összes olyan KHT tag, aki érdeklődik az oktatási ügyek iránt. A személyes üléseken általában aktuális ügyekről, eseti feladatokról, problémákról beszélünk.
A BOB fontos és rendszeres feladata a hallgatói panaszok, problémák kezelése, azok továbbítása az oktatók felé.
A tanulmányi jellegű problémák jellemzően a BOB vezetőjéhez vagy a tanszéki összekötőkhöz érkeznek be. Ellenkező esetben a többiek továbbítják az illetékes felé az üzenetet. Bevett szokás, hogy minden megkereséssel az a BOB tag foglalkozik, akihez beérkezett az adott kérdés, kérés. Kivételt képeznek ez alól a tanszék specifikus problémák, amelyeket továbbítunk az adott tanszéki összekötő felé. A kérdéssel első körben mindig ő foglalkozik, és felveszi a kapcsolatot a tanszékkel/tárgy oktatójával. Az összekötő jellemzően e-mailben továbbítja a problémát, majd az eredményről értesíti a hallgatót is. Amennyiben az e-mailes megkeresés nem vezet eredményre, vagy a probléma sürgős, személyesen keressük fel az érintett oktatót. Előfordul, hogy az összekötő valamilyen okból nem tud eredményesen intézkedni, ekkor a BOB vezetője veszi át a feladatot.