Az alábbiakban a Gazdasági Bizottság feladatairól, felelősségköréről olvashattok.
Gazdasági beszámolók, kapcsolattartás
A Gazdasági Bizottság (továbbiakban: GB) egyik fő feladata a KHT részére heti beszámoló tartásaaz elvégzett munkákról, továbbá az éves költségvetés tervezet készítése. A KHT által elfogadott költségvetés alapján elkészül az Egyetemi Hallgatói Képviselet (továbbiakban: EHK) felé az éves KHT Kari költségvetési tervezet. Ebben a GB segítségére vannak a Műegyetemi Ifjúsági Nonprofit Kft. (továbbiakban: MISZ) és a BME Diákközpont (továbbiakban: DIK) kapcsolattartói, akikkel heti illetve napi rendszerességgel kell egyeztetni gazdasági ügyeket (elszámolások, rendezvények, számlák, szerződések, megrendelők) illetően. A GB az éves megvalósult költségekről és bevételekről az EHK felé éves részletes gazdasági beszámolót készít.
Továbbá GB-s feladat még bármilyen, a Kart érintő gazdasági ügyben kapcsolattartás az érintett céggel, képviselővel, BME-s szervezeti egységgel, a többi kar gazdaságisaival, valamint az EHK Belső Gazdasági Bizottságának vezetőjével.
Vásárhelyi Pál Kollégium szolgáltatásai
A GB feladata kezelni a VPK-s szolgáltatások – kondi, kardio, internet – díjaival, befizetésével kapcsolatban felmerülő problémákat. A GB koordinálja a félévente felkerülő tételeket az internetes felületre, a tételek árát (egyeztetve az érintett körökkel és a KHT-val), valamint a szolgáltatásokkal kapcsolatban felmerülő kérdésekben nyújt segítséget. Ezen felül a Vásárhelyi DSK-val karöltve készti a kondi és kardio bérleteket.
Öntevékeny körök
A Kar öntevékeny köreinek pénzügyi/gazdasági felügyelete és támogatása az egyik legnagyobb feladata a GB-nek:
- a GB kezeli a körök kérvényeit, közvetíti a KHT felé az ülések alkalmával,
- kezeli a körök által használt BME printer kártyát a nyomtatásokhoz,
- lebonyolítja a számlák kifizetését,
- könyveli költéseiket/kiadásaikat,
- éves/féléves elszámolást készít.
A buli körök rendezvényeihez feladata a biztonsági őrök megrendelése, napi szinten való kapcsolattartás a vezetővel és az ügyvezetővel, valamint az esetleges problémák kezelése. A buli körök, valamint az öntevékeny körök bizonyos gazdasági ügyeit a MISZ egy képviselője látja el, akivel szintén a GB tart kapcsolatot mind elszámolásokat, számlákat és egyéb gazdasági ügyeket illetően. A GB-hez tartozik a Kulttám pályázat kezelése is.
Számlák kezelése
A rendezvények, valamint a körök költéseit számlák alapján számoljuk el a MISZ, illetve a DIK felé. Sokszor kell ezekkel kapcsolatban szerződést kötni, megrendelőt készíteni, amiket a GB készít el, valamint tartja a kapcsolatot a szolgáltatást nyújtó céggel. A körök által hozott számlákat ellenőrzi, hogy az adatok megfelelőek-e, a tétel elszámolható-e, és ezeket a megfelelő analitikára terheli. Az elszámolás része a már említett számlák ellenőrzése, azok lekönyvelése, majd központilag, a MISZ-es, illetve a DIK-es kapcsolattartóval közös részletes ellenőrzése. Az utalásos tételeket (pl.:utalásos számlákat, szerződéseket, megrendelőket) szintén a GB-nekkell ellenőrizni, könyvelni, valamint késedelem nélkül (kézhez kapás után azonnal) a központba bevinni.
Rendezvények
A GB szintén egyik fő feladata az összes Kari rendezvény (Szakmai Hét, Gólyatábor, Gólyabál, Vásárhelyi Napok, Földmérő Szakestély, Vízépítő Szakestély, Szakestély, Köri állófogadás, Kari állófogadás, VPK Szilveszter, Kari tábor, KHT továbbképzések, stb.), valamint kisebb, szintén hagyományos Kari rendezvények szervezése, támogatása, lebonyolítása, gazdasági felügyelete, előzetes költségvetés és elszámolás készítése.
A szervezés sok esetben nem tér ki magukra a programok részleteire, csak amik esetében az gazdasági szempontból indokolt – ezeket az adott rendezvény főszervezője és szervezőgárdája dolgozza ki. A rendezvények esetében a szervezéshez hozzátartozik a rendezvények főszervezőjével és gazdasági kapcsolattartójával az előzetes költségvetés elkészítése. Ezeket követi a szükséges tételek beszerzése, szerződések megírása, lebonyolítása együttműködve a MISZ és a DIK képviselőivel. A GB rendszerint a rendezvényeket helyszínen is támogatja, felmerülő problémákat kezeli a szervezőkkel együttműködve. A rendezvény végeztével a szükséges számlákat és kiadásokat könyveli, elszámolásba felvezeti, amit a főszervezővel való egyeztetés után, a KHT elé terjeszt elfogadásra.