A szociális felelős munkájának legjelentősebb részét a félévkezdést megelőző, illetve rögtön a félévkezdési időszakban lezajló szociális alapú támogatások időszakában végzi.

A hallgatókat közvetlenül még nem érintő legfontosabb háttérintézkedés a bírálók felkészítése. Ez az elbírálási eljárás és az informatikai rendszer változásánál különösen fontos és nagy feladat. A felkészítést minden kar szociális felelőse saját hatáskörben vagy az Egyetemi Hallgatói Képviselet végzi. Karunkon ezt egy “házi” vizsga követi, elméleti és gyakorlati résszel. Aki ezt teljesíti, részt vehet a szociális alapú kollégiumi pályázatok bírálásában.

Az őszi félévet megelőzően az első feladat a már említett szociális alapú kollégiumi jelentkezés lebonyolítása. Ebben az időszakban, tekintve, hogy az elsőéves hallgatók 90%-a szociális alapon részesül kollégiumi férőhelyben és ők(), első alkalommal adják le a pályázatukat, rengeteg kérdés merül fel, melyet e-mailben, telefonon, facebook üzenetben, facebook posztokon, időnként személyesen kell megválaszolnia a szociális felelősnek. Ez gyakorlatilag állandó rendelkezésre állást követel meg és nagyon rövid reakcióidőket, főként a határidők szűkössége miatt. A szociális felelős tájékoztatást kell, hogy adjon a beszerzendő igazolásokról, összetett esetekben a különböző szociális helyzetek megfelelő leigazolásáról, határidőkről, pályázati és bírálati eljárásról, pontszámokról és általánosságban minden felmerülő témáról. Az összes üzenetet ez az egy személy válaszolja meg. Ez a következetesség miatt kiemelten fontos, azonban a határidő közeledtével, így a levelek jelentős megszaporodásával (időnként sajnos hangvételük erősödésével) ez egyre nehezebb feladat. A leadási időszakot követően kezdődik meg a szociális alapú kollégiumi pályázatok bírálása. Ezt a szociális felelős már a levizsgázott bírálókkal végzi. Ennek során az igazolások megfelelőségét ellenőrzik, illetve a bíráláshoz elengedhetetlen igazolások hiánya esetén igyekeznek elérni az érintett hallgatókat, hogy azokat a bírálási időszakban pótolják, és így a pályázatuk elbírálható legyen. Ezután a pályázati pontszámokat véglegesítik, a szociális felelős feladatköre eddig terjed. Ezt követően a szociális alapú kollégiumi jelentkezés lebonyolítását a Kollégiumi Bizottság veszi át, a kollégiumban való elhelyezéssel, szobaosztással már ők foglalkoznak (Kollégiumi Bizottság II: bejegyzés).

A kollégiumi eredmények kihirdetését követően a szociális alapon jelentkezők körében probléma esetén több körös egyeztetés zajlik a Kollégiumi Bizottság és a szociális felelős között. A felmerülő kérdéseket a hallgatók és a gyors munkavégzés érdekében egyeztetik, majd a probléma orvoslásra kerül.

A kollégiumi jelentkezést követően kezdődik meg a rendszeres szociális támogatásra, illetve a gólyák esetén az alaptámogatásra való pályázati időszak.

Bírálói részről az időszakot megelőzi a második nagyobb próbatétel, az Egyetemi Hallgatói Képviselet által szervezett vizsgáztatás. Ekkor a bírálók elméleti feladatsort töltenek ki, ezt követően próbapályázatokon vizsgáznak. A vizsgáztatók minden esetben kari szociális referensek. A vizsga nagyon szigorú, teljesítése komoly felkészültséget igényel.

A szociális felelős számára a rendszeres szociális ösztöndíj időszakának kezdetével ismét a megkeresések, kérdések megválaszolása a fő feladat. Amennyiben az idő engedi, a bemutatást megelőzően előbírálás zajlik. Ekkor a vizsgát sikerrel teljesítő bírálók a pályázatokat úgy ellenőrzik, ahogy azt a szóbeli bíráláson tennék, hiányosság vagy nem megfelelő igazolás esetén üzenetet hagynak a rendszerben, így a hallgatóknak alkalma nyílik a hibák korrigálására a személyes bemutatást megelőzően, így időt és energiát spórolva maguknak.

A szociális felelős a szóbeli bírálás időszakát megelőzően felméri, hogy a pályázatok száma alapján mennyi bemutatási időpontra lesz szükség, majd kiírja ezeket, melyekre a hallgatók jelentkezni tudnak.

A szóbeli bírálás során a hallgatók igazolásainak ellenőrzése zajlik. Ezt igen nagy gondossággal és pontos szabálykövetéssel kell elvégezni az egyetemi egységesség megőrzése érdekében, illetve a szociális helyzet részletes felmérése érdekében. Ezt segítik elő a bírálói kérdések, melyek nem egyértelmű helyzetekben merülnek fel. A bírálóknak szükséges időnként érzékeny témájú kérdéseket is feltennie, annak érdekében, hogy teljes képet kapjanak a hallgató szociális helyzetéről, azonban kötelesek a jó modor határain belül maradni. Ezek a szituációk adott esetben a bírálónak szintén legalább annyira kellemetlenek, mint a hallgatónak, bírálónak lenni nem minden esetben hálás feladat. Amennyiben a bíráló nehézségekbe ütközik egy hallgató bírálása során, a szociális felelőst hívja segítségül, aki döntést hoz a kérdéses esetekben. Abban az esetben, ha a hallgató ezzel nem ért egyet, a Kari Hallgatói Képviselet elnökéhez vagy az Egyetemi Hallgatói Képviselet szociális juttatási referenséhez fordulhat. A bírálóknak és a szociális felelősnek feladata és kötelessége szűrni a valótlan pályázatokat. Ez azok érdekében áll, akik valóban jogosultak lennének a szociális támogatások bármelyikére, azonban kiszorulnak a támogatottak köréből a valósággal nem egyező, annál rosszabb szociális helyzetet lefestő pályázatot benyújtó hallgatók miatt.

Utólagos korrekciók, fellebbezések esetén a hallgatók kereshetik a szociális felelőst, azonban fellebbezéssel az Egyetemi Hallgatói Képviselet felé élhetnek. Ezeket a kari szociális referensek véleményezik, a döntést azonban az EHK hozza meg az adott esetekről, ez már nem kari hatáskör. Ezt követően az intézményi másodfok a Hallgatói Jogorvoslati Bizottság.

A pályázati-bírálati-fellebbezési időszak lezártával a szociális felelős a Külső Szociális Bizottságban dolgozik tovább. Itt az előző időszak tanulságai alapján igyekeznek tökéletesíteni a rendszert, újragondolni a problémás aspektusokat.

A szociális ösztöndíjak az ún. egyetemi normatívából kerülnek kifizetésre. Ez nem kari hatáskörben kezelendő, így se az összegek feltöltése, se a kifizetés nem kari felelősség. Az összegek félévről félévre változnak, a szociális ösztöndíjra pályázók helyzetétől függően. A keret minden évben adott, ez az adott félévben államilag támogatott képzésen aktív hallgatói jogviszonnyal rendelkezők számától függ. Ezért is probléma, ha a támogatási formákra nem jogosultak ösztöndíjban részesülnek, hiszen ezzel kiszorítanak másokat a keretből. A ponthatárt és a pontonkénti lépcsőt gondos mérlegelés és az adott félévi pályázatok figyelembe vételét követően a Külső Szociális Bizottság javasolja és az Egyetemi Hallgatói Képviselet fogadja el.