A kollégiumi férőhelyek kiosztása és a szobabeosztás

A kollégiumi férőhelyek kiosztása és a szobabeosztás elkészítése a Kollégiumi Bizottság számára egy viszonylag hosszú folyamat, mely a félév vége előtt egy-másfél hónappal már kezdetét veszi.

A kollégiumi elhelyezésről országos szinten az 51/2007. (III. 31.) Kormányrendelet határoz meg irányelveket, egyetemi szinten a Térítési és Juttatási Szabályzat, míg kari szinten a kari felvételi szabályzatok szabályozzák az ezzel kapcsolatos kari feladatokat, teendőket.  A TJSZ gondozása az Egyetemi Hallgatói Képviselet (továbbiakban EHK) feladata, az esetleges módosításokat Egyetemünk legfelsőbb döntéshozó szerve, a Szenátus fogadja el.  Ezzel szemben a kari felvételi szabályzatot, mely esetünkben a KHT SZMSZ 6-os számú mellékletét jelenti, az KHT fogadja el és változtathatja meg a férőhelyek kiosztását megelőző szorgalmi időszak végéig. Az utóbbi években sokat finomodott a szabályzat kari döntés alapján, de jól lekövethető, hogy amennyiben változik egy kormányrendelet, kötelező jelleggel változik a TJSZ és ezzel egyidejűleg a kari szabályozás is. A legutóbbi ilyen eset, a szakkollégiumokban tagként tevékenykedő hallgatók szobafoglalás esetén történő előnyben részesítése volt.

A félévenkénti férőhelyosztásra vonatkozó határidőket a TJSZ tartalmazza, míg a kollégiumokon belüli költözési időpontokat a GMF Kollégiumok Osztály határozza meg.

A karonként felhasználható férőhelyek meghatározása az EHK feladata, melybe a kari képviseleteknek munkájuk minőségével van csak beleszólásuk. A férőhelyek számának alapja az összegyetemi férőhelyszám, melyet a TJSZ 1-es számú mellékletében megtalálhattok. Ezen felül beleszámít a karonként férőhelyet igénylő hallgatók száma, a hó elején ellenőrzött fel nem töltött férőhelyek száma, valamint a korábban meghatározott férőhelyek túlöltésének/alultöltésének aránya. Ezek alapján jól látható, hogy az Építőmérnöki kar hallgató számának csökkentése magával vonzotta a kari kollégiumi férőhelyek csökkenését, míg más „népszerű” karokon az emelkedését. A kari férőhelyszámok után a kollégiumonkénti elosztás meghatározásnál az algoritmus a megelőző félévek férőhelyszétosztásait veszi alapul, tehát ez azt jelenti, hogy az építősök félévről félévre a VPK-ban kapnak elhelyezést. Rendkívüli igények esetén a Kollégiumi Bizottság vezetőjének feladata a kolik közötti cserének egyeztetése az illetékes karokkal.  A VPK abból a szempontból speciálisnak mondható, hogy átlagosan 3-4 kar hallgatói kerülnek itt elhelyezésre, ami nagyfokú kompromisszumkészséget követel meg minden érintettől hallgatói képviseleti szinten.

A kollégium férőhely pályázat útján nyerhető el, melyhez az űrlapot a kollegium.sc.bme.hu oldalon találhatjátok meg. A Kollégiumi Bizottság, az SZMSZ félévenkénti felülvizsgálatával egy időben megküldi a felületen változtatandó részeket az EHK Kollégiumi Referensének, aki ez alapján aktualizálja. Sok hallgató megkérdezi, hogy miért szükséges fotókat feltölteni. A korábbi években fényképes kollégiumi belépőkártya készült minden kollégista számára, de ennek elkészítése az elektromos beléptető rendszer miatt szükségtelenné vált, így már csak a portai rendszerbe kerülnek feltöltésre.

A jelentkezési határidő lejárta után az EHK megküldi az űrlap kitöltéseket excel formátumban és ezzel meg is kezdődhet a férőhelyek kiosztása, szintén excelben.  A nulladik és legfontosabb lépés a hibakeresés. Rendszeresen előfordul, hogy kifejezett kérés ellenére az adott képzésen egy aktív lezárt félévvel rendelkező hallgatók nem ugyanazt az ösztöndíj indexet írják be a megfelelő sorokba, így az ÖD átlaguk torzulhat, ezzel is módosítva a kollégiumi felvételi csoportok átlagait. A KHT SZMSZ 6-os számú melléklete tartalmazza ezen a kategóriák (BSc elsős, MSc elsős, BSc és MSc felsőbb éves) közötti kiosztható férőhelyek arányát, így a munka során ez mondható az első lépésnek. Ez után a hallgatókat a csoportjaik szerint szétosztjuk, és lineáris interpolációval meghatározzuk az ezekhez tartozó legkisebb átlagokat, valamint az átlagok átlagát és így az ezekhez tartozó tanulmányi pontokat. Az öntevékeny csoportok, valamint egyéb események közösségi pontjai ehhez adódnak hozzá.

Az ÖD+Közösségi pontok ismeretében az azonos kategóriák hallgatóit (tehát elsősök-felsősök külön) egy munkalapon összevetjük és kollégiumi felvételi pontjaik alapján rendezzük. Az első lépésben meghatározott számú hallgató így tanulmányi alapon elhelyezésre kerül. A „kimaradt” hallgatókhoz a KHT Szociális felelőse által megküldött szociális pontokat hozzászűrjük, ekkor történik meg egy második rendezés. A kollégiumi felvételi csoportokon belüli tan-szoc arányokat a KHT SZMSZ 6-os számú melléklete tartalmazza. A vonal alatt maradt hallgatók alkotják a továbbiakban a várólistát.  A fent említett folyamat a sokszori visszaellenőrzésekkel és a hibakeresésekkel nagyjából 10 koncentrációval teli órát vesz igénybe.

A szobaosztás menetét szintén elolvashatjátok a szabályzatban, ez talán még az előbbinél is bonyolultabb folyamatnak mondható, a szobák és a hallgatói igények sokszínűsége miatt. Minden félévben igyekszünk az általatok visszaküldendő űrlapok finomításával előzetesen felmérni az igényeiteket a szobákat illetően, hogy minél jobban megfelelhessünk nekik. A kollégiumi férőhelyet elnyert hallgatók szobabeosztását a 2×2 ágyas szobákkal kezdjük, hiszen ott viszonylag egyszerűen, a szobára pályázó csoportok összesített közösségi pontja a mérvadó. Ez után a 2 ágyasra jelentkező hallgatókat kollégiumi felvételi pontjaik szerint rendezzük és megnézzük, hogy az első helyen megjelölt szobákat a szobatársukkal együtt megkapják-e. A problémát itt az okozza, amikor utóbbi nem teljesül egyik hallgató számára. Ebben az esetben természetesen minden érintettet telefonon megpróbálunk elérni és megbeszélni a lehetséges megoldásokat. Ezt követően a 4 ágyas szobák kiosztása következik, itt azonos igénylés esetén a magasabb kollégiumi felvételi ponttal rendelkezők élveznek előnyt. Az utóbbi félévek tapasztalatai azt mutatják, hogy az A épület 5.,6. emeletére érkezik a legtöbb igénylés, így ez sok további konfliktushoz vezet.

A férőhelypályázatok eredményének kikerülése után a megadott határidőig jelezhetitek a problémáitokat felénk, később már csak Neptun rendszeren keresztül szólalhattok fel az EHK, majd másodfokon a HJB felé.

A férőhelyet el nem nyert hallgatók a várólistán kollégiumi pont alapján szerepelnek (szociális ponttól függetlenül). Amennyiben egy építős férőhely megürül, úgy a várólistán szereplő helyük alapján értesítjük őket emailbe és telefonon