A félévenkénti férőhelyosztásra vonatkozó határidőket a TJSZ tartalmazza, míg a kollégiumokon belüli költözési időpontokat a BME Kancellária – Kollégiumok Igazgatóság határozza meg.

A karonként felhasználható férőhelyek meghatározása az EHK feladata, melybe a kari képviseleteknek munkájuk minőségével van csak beleszólásuk. A férőhelyek számának alapja az összegyetemi férőhelyszám, melyet a TJSZ 1. számú mellékletében megtalálhattok. Ezen felül beleszámít a karonként férőhelyet igénylő hallgatók száma, a hó elején ellenőrzött fel nem töltött férőhelyek száma, valamint a korábban meghatározott férőhelyek túlöltésének/alultöltésének aránya. Ezek alapján jól látható, hogy az Építőmérnöki kar hallgató számának csökkentése magával vonzotta a kari kollégiumi férőhelyek csökkenését, míg más „népszerű” karokon az emelkedését. A kari férőhelyszámok után a kollégiumonkénti elosztás meghatározásnál az algoritmus a megelőző félévek férőhelyszétosztásait veszi alapul, tehát ez azt jelenti, hogy az építősök félévről félévre a VPK-ban kapnak elhelyezést. Rendkívüli igények esetén a Kollégiumi Bizottság vezetőjének feladata a kolik közötti cserének egyeztetése az illetékes karokkal.  A VPK abból a szempontból speciálisnak mondható, hogy átlagosan 3-4 kar hallgatói kerülnek itt elhelyezésre, ami nagyfokú kompromisszumkészséget követel meg minden érintettől hallgatói képviseleti szinten.

A kollégium férőhely pályázat útján nyerhető el, melyhez az űrlapot a KEFIR oldalán találhatjátok meg. A Kollégiumi Bizottság, az KFSZ félévenkénti felülvizsgálatával egy időben megküldi a felületen változtatandó részeket az EHK Kollégiumi Referensének, aki ez alapján aktualizálja. Sok hallgató megkérdezi, hogy miért szükséges fotókat feltölteni. A korábbi években fényképes kollégiumi belépőkártya készült minden kollégista számára, de ennek elkészítése az elektromos beléptető rendszer miatt szükségtelenné vált, így már csak a portai rendszerbe kerülnek feltöltésre.

A jelentkezési határidő lejárta után meg is kezdődhet a férőhelyek kiosztása.  A nulladik és legfontosabb lépés a hibakeresés. Rendszeresen előfordul, hogy kifejezett kérés ellenére az adott képzésen egy aktív lezárt félévvel rendelkező hallgatók nem ugyanazt a kreditindexet (ösztöndíj index) írják be a megfelelő sorokba, így az átlaguk torzulhat, ezzel is módosítva a kollégiumi felvételi csoportok átlagait. Az ÉMK HK aktuális Kollégiumi Felvételi Szabályzata tartalmazza a különböző hallgatói csoportok (BSc és MSc elsőféléves, Felsőbbéves és doktorandusz hallgatók, valamint kollégiumi mentorok) közötti kiosztható férőhelyek arányát, valamint a felvételi kategóriák (tanulmányi, szociális, közösségi, tanulmányi-közösségi és tanulmányi-szociális) arányait is. Első lépésként tehát a KFSZ alapján meghatározzuk, hány hallgatót vehetünk fel az egyes felvételi csoportokban és kategóriákban. Ezután a hallgatókat az általuk hallgatott ágazat vagy szak szerint szétosztjuk, és lineáris interpolációval meghatározzuk a csoportban elért legkisebb kreditindex átlagokat, valamint az átlagok átlagát és így az ezekhez tartozó tanulmányi részpontokat. A kari és egyetemi öntevékeny körök tagjai kollégiumi közösségi részpontszámot kaphatnak, továbbá bizonyos közösségi események (Kari hallgatói szavazás, fórum) után is jár pont. Az ÉMK HK szociális referense által megküldött szociális pontokat is hozzászűrjük a hallgatókhoz. A kollégiumi fegyelmi pontok levonásra kerülnek a kollégiumi pontszámból!
Miután minden kategória pontszáma a rendelkezésünkre áll. Először a tanulmányi pontszámok alapján rendezzük a hallgatókat. Az első lépésben meghatározott számú hallgató így tanulmányi alapon elhelyezésre kerül. A további hallgatókat újból rendezzük, azonban most a szociális pontszámaik alapján. A rendezés után hátralévő hallgatókat közösségi, majd tanulmányi-közösségi és tanulmányi-közösségi-szociális pontszámok alapján rendezzük. Azok a hallgatók, akik az utolsó kategóriába se kerültek be alkotják a várólistát.A fent említett folyamat a sokszori visszaellenőrzésekkel és a hibakeresésekkel nagyjából 10 koncentrációval teli órát vesz igénybe.

A szobaosztás menetét szintén elolvashatjátok a szabályzatban, ez talán még az előbbinél is bonyolultabb folyamatnak mondható, a szobák és a hallgatói igények sokszínűsége miatt. Minden félévben igyekszünk az általatok visszaküldendő űrlapok finomításával előzetesen felmérni az igényeiteket a szobákat illetően, hogy minél jobban megfelelhessünk nekik. A kollégiumi férőhelyet elnyert hallgatók szobabeosztását a 2×2 ágyas szobákkal kezdjük, hiszen ott viszonylag egyszerűen, a szobára pályázó csoportok összesített közösségi pontja a mérvadó. Ezután a 2 ágyasra jelentkező hallgatókat kollégiumi felvételi pontjaik szerint rendezzük és megnézzük, hogy az első helyen megjelölt szobákat a szobatársukkal együtt megkapják-e. A problémát itt az okozza, amikor utóbbi nem teljesül egyik hallgató számára. Ebben az esetben természetesen minden érintettet telefonon megpróbálunk elérni és megbeszélni a lehetséges megoldásokat. A kétágyas szobák igénylésénél a magasabb tanulmányi-közösségi összpontszámmal rendelkező hallgatók élveznek előnyt. Ezt követően a 4 ágyas szobák kiosztása következik, itt azonos igénylés esetén a magasabb kollégiumi felvételi ponttal rendelkezők élveznek előnyt.

A férőhelypályázatok eredményének kikerülése után a megadott határidőig jelezhetitek a problémáitokat felénk, később már csak Neptun rendszeren keresztül szólalhattok fel a HJB felé.

A férőhelyet el nem nyert hallgatók a várólistán kollégiumi pont alapján szerepelnek (szociális ponttól függetlenül). Amennyiben egy építős férőhely megürül, úgy a várólistán szereplő helyük alapján értesítjük őket -emailben és telefonon.